TAPAHTUMAN JÄRJESTÄMINEN ALUSTA LOPPUUN
Tapahtuman järjestäminen saattaa ulkopuolelta näyttää aika yksinkertaiselta: hankitaan artisti, tehdään juliste, myydään liput ja pidetään hauskaa.
Todellisuudessa yhden illan järjestämiseen liittyy yllättävän monta liikkuvaa osaa. Tässä meidän kokemuksen pohjalta aika suora lista siitä, mitä kaikkea tapahtuman järjestäminen oikeasti vaatii.
1. Perusta yritys
Laita yrityspuoli kuntoon, jotta voit laskuttaa tapahtuman tulot ja maksaa kulut yrityksen kautta.
2. Hanki pääoma
Tapahtuma maksaa ennen kuin se alkaa tuottaa. Rahaa tarvitaan artisteihin, tekniikkaan, markkinointiin ja muihin kuluihin. Hanki pääoma haluamallasi tavalla, säästämällä, sijoittamalla, tekemällä töitä tai vaikka myymällä jotain, mitä et enää tarvitse. Muista myös jättää puskuri siltä varalta, ettei ensimmäinen tapahtuma menekään ihan suunnitelmien mukaan.
3. Varaa tapahtumapaikka
Etsi tapahtumalle sopiva paikka ja neuvottele diili. Selvitä samalla kapasiteetti, tekniikka, henkilökunta ja muut käytännöt.
4. Kartoita artistit
Mieti, ketkä sopivat tapahtumaan ja sen yleisölle. Selvitä hinnat, saatavuudet ja mahdolliset muut kulut.
5. Varaa artistit
Kun sopivat nimet löytyvät, varaa artistit oikealle päivälle ja varmista kaikki käytännön yksityiskohdat.
6. Hoida sopimukset
Tee kirjalliset sopimukset artistien ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Hinnat, aikataulut, vastuut ja muut sovitut asiat kannattaa olla ylhäällä.
7. Hanki graafinen suunnittelija
Etsi graafikko, joka pystyy rakentamaan tapahtumalle toimivan visuaalisen ilmeen ja tärkeimpänä tekemään posterit sekä some-materiaalit.
8. Hoida tekniikka ja henkilökunta
Varaa ääniteknikko, valomies, DJ ja järjestyksenvalvonta. Mitä isompi tapahtuma, sitä enemmän asioita pitää miettiä etukäteen.
9. Hoida artistien käytännön asiat
Majoitukset, ruokailut, bäkkärit ja muut artistien kanssa sovitut tarpeet pitää hoitaa kuntoon ennen tapahtumapäivää.
10. Tee markkinointisuunnitelma
Päätä mitä julkaistaan, missä julkaistaan ja milloin. Mieti valmiiksi esimerkiksi artistijulkaisut, videot ja muut kampanjat.
11. Järjestä lipunmyynti
Valitse lipunmyyntikanava, hinnat ja lipputyypit. Testaa vielä itse, että lipun ostaminen toimii.
12. Tee ja kiinnitä posterit
Kun graafinen ilme on valmis, posterit painoon ja ympäri kaupunkia. Joku joutuu myös kiinnittämään ne.
13. Markkinoi tapahtumaa
Nyt ei auta kuin painaa. Julkaise, muistuta, tee videoita ja pidä tapahtuma ihmisten mielessä.
14. Hoida tapahtuman sisäinen markkinointi
Tee tapahtumapaikan näytöille ja muille pinnoille tarvittavat materiaalit, jotta tapahtuma näkyy myös paikan päällä.
15. Hoida vaatemyynti
Jos tapahtumassa myydään merkkaa, päätä mitä tuotteita otetaan mukaan, missä niitä myydään, kuka myy ja mihin hintaan.
16. Aikatauluta ilta
Tee tarkka aikataulu ovien avauksesta viimeiseen biisiin asti. Soundcheckit, tavaroiden roudaukset ja kaikki muut tapahtumapäivän tärkeät työvaiheet pitää huomioida. Lähetä aikataulut myös artistien edustajille, jotta kaikki tietävät, missä pitää olla ja milloin.
17. Valmistele tapahtumapäivä
Vie tavarat tapahtumapaikalle, tarkista tekniikka, laita merchit esille ja varmista, että kaikki tietävät tehtävänsä.
18. Kuvaa tapahtuma
Varaa kuvaaja tai hoida kuvaaminen itse. Tallenna illasta materiaalia sekä kuvia että videota varten ja tee tapahtuman jälkeen recap-video, jonka voit julkaista myöhemmin somessa. Hyvä recap toimii samalla seuraavan tapahtuman markkinointina.
19. Nauti illasta
Tässä vaiheessa on tehty jo aika paljon. Kun ovet aukeavat, yritä hetkeksi unohtaa kaikki säätäminen ja nauti.
20. Maksa kaikki
Artistit, DJ, tekniikka, järjestyksenvalvonta ja muut yhteistyökumppanit pitää maksaa sovitusti. Jotkut pitää maksaa jopa ennen tapahtumaa, joten pidä maksuaikataulut hyvin hallussa.
21. Laske lopputulos
Lopuksi kaikki tulot ja kulut yhteen. Jäikö viivan alle voittoa vai tappiota?
